Что такое авизо в бухгалтерии?



Последнее обновление:

В переводе с итальянского авизо (avviso) означает «предупреждение». Данная форма оповещения настолько универсальна, что ранее встречалась даже в старом цирке. Сегодня этот документ применяется чаще в деловой сфере. В частности, авизо в бухгалтерии – это способ официального подтверждения совершенных действий или завершения очередного этапа взаимодействия как между подразделениями одной компании, так и между внешними контрагентами.

Понятие авизо

Сам термин «авизо» получил широкое распространение на территории бывшего СССР в 90-е годы, но что это такое и какой смысл в него вкладывался тогдашними бизнесменами, оперировавшими непонятными иностранными словами, для многих осталось загадкой и поныне.

Если говорить просто, то авизовка – это форма документального уведомления о действии или намерении. В отличие от обычной переписки между сторонами (разными компаниями, подразделениями, банком и клиентом, например), такой способ извещения может обладать дополнительными признаками:

  • наличие подписей ответственных лиц и печати – позволяет использовать данный документ в учете (кроме проведения денежных расчетов);
  • бланк уведомления может быть утвержден в локальных НПА для внутреннего или внешнего использования – получение документа допускает использование его в качестве подтверждения намерений контрагента либо служит основанием для дальнейших действий (начала отгрузки или старта работ даже при отсутствии зачисления на счет);
  • разработанная форма может заменить сразу несколько бланков внутреннего документооборота – к примеру, акт приема-передачи, перемещения, отчета о состоянии дел и прочее;
  • обязательное составление в письменном виде – переписка на фирменном бланке, скрепленная подписями не только руководителя, но и других должностных лиц, может стать хорошим подспорьем в суде (как доказательство нечестности партнера или наличия сговора).

Авизо в бухгалтерии заменяет такие привычные всем бухгалтерские справки. Хороша данная форма тем, что отражает не только проводки, но и обстоятельства ее возникновения, а все произошедшее зафиксировано подписями участников ситуации.

Авизо

Авизо в бухгалтерии может заменить сразу несколько документов

Классификация авизо

По широте использования различают два вида авизовок:

  • внутренние – используются исключительно в локальном документообороте (между службами, подразделениями или обособленными филиалами одной корпорации);
  • внешние – используется в общении с контрагентами, банками и другими партнерскими организациями.

В зависимости от того, кто составляет и направляет авизо, выделяют две группы уведомлений:

  • дебетовые – составляется продавцом или исполнителем работ;
  • кредитовые – составляется потребителем товаров или услуг (уточнение размера платежа, его корректировка или изменение задолженности).

По способу отправки и получения ответа:

  • прямые – не требуют ответа или визы адресата;
  • обратные – бумага содержит ответ контрагента или предполагает его наличие.

Важно! Нет смысла направлять авизовки в госорганы или отделения ФНС. Поскольку данный документ не является платежным и не признается НК РФ отчетностью, налоговики просто не будут его рассматривать.

Составление авизо

Фискальные органы отправленные им авизовки не примут

Авизо в бухгалтерии

В отдельных случаях, авизовка в корпоративной бухгалтерии – это полноценная замена бухгалтерской справке, на основании которой вносятся изменения в учет. Использование их в работе целесообразно по нескольким причинам:

  • операции перемещения или создания активов внутри предприятия не могут стать основанием для выписки счета-фактуры, накладной или акта, поэтому авизо наиболее подходящий вариант оформления;
  • бумагу такого типа можно выписать для документального сопровождения объекта на пути перемещения;
  • авизовка поможет зафиксировать момент перехода материальных ценностей между подразделениями одного предприятия или состояние выполнения длящегося проекта (например, сообщить о степени готовности строящегося объекта и передать информацию о составе затраченных на это материалов);
  • данный инструмент есть в большинстве популярных и доступных бухгалтерских программ (например, 1С), поэтому нет необходимости выдумывать что-то свое.
Авизо в 1С

Оформить авизо можно в 1С

Дебетовое и кредитовое авизо

Дебетовое авизо встречается сейчас довольно редко. Продавец для достижения этих же целей чаще использует:

  • счет-фактуру – когда нужно сообщить клиенту о готовности поставить заказанный ранее товар, который уже доставили на склад или произвели собственными силами;
  • акт выполненных работ и счет-фактуру – когда исполнитель хочет сообщить о завершении работ или оказании услуг по ранее заключенным договоренностям;
  • накладную и счет-фактуру – когда поставка уже совершена, а материально-ответственное лицо поставило на накладной свою подпись.

Оригиналы документов могут прилагаться к сопроводительному письму, но чаще направляются в адрес покупателя без него. Этот же пакет документов можно дополнить и авизовкой. Особенно это актуально, когда передача материалов или имущества не связана с коммерческой деятельностью или куплей-продажей объекта.

Кредитовое авизо – это официально оформленная бумага, которую составляет покупатель. В  большинстве случае такая авизовка становится возвратной, поскольку выдвинутые требования или изменения в условиях сделки необходимо согласовывать со всеми частниками операции. Составляется бумага для:

  • согласования новых условий в рамках действующего договора;
  • истребования проведения мер, чтобы устранить недочеты или возместить нанесенный вред, последовавший из-за доставки бракованной продукции;
  • приглашения сторон к переговорам по снижению утвержденной суммы, указанной в договоре;
  • уточнения суммы возникшей задолженности;
  • инициирования возвратной операции (может сопровождаться рекламацией).

Что такое авизо

Содержание и правила оформления авизо

Поскольку в законодательстве не упоминается такой документ как авизо, госорганы не стали разрабатывать для него форменный бланк. Однако, чтобы составленная авизовка была признана первичным документом и использована при проведении учетных операций, ее нужно составлять по правилам, прописанным в:

  • ГОСТ 7.0.97-2016 – содержит перечень требований к организационно-распорядительной документации;
  • ст. 9 закона №402-ФЗ – содержит критерии составления первичных учетных документов.

В нормативах сказано, что бланк авизо (или любой другой формы «первички») должнен обязательно включать в себя следующие поля:

  • наименование (к слову «авизо» можно добавить кредитовое оно или дебетовое, либо просто уточнить кратко его суть), порядковый номер и дата составления;
  • наименование составителя;
  • название и реквизиты отправителя и получателя (как для внутреннего документооборота, так и для внешнего);
  • суть операции, которую проделал составитель или которую просит проделать получателя;
  • проводки бухгалтерии (важно понимать, что для дебетового или кредитового авизо остальных подразделений это не обязательно, если документ не будет использоваться вместо бухсправки);
  • подпись ответственного лица, а также привлекаемых сотрудников, при необходимости;
  • оттиск печати предприятия (если бумага направляется за пределы компании).

Важно! К составленному и заверенному печатями авизо позволяется добавлять приложения. Это могут быть любые документы и их копии, по усмотрению составителя.

правила оформления авизо

К авизовке можно прилагать документы и приложения

Для авизо по расчетам

Авизо по расчетам составляется, чаще всего, при наличии задолженности или разногласиях между сторонами относительно общей стоимости поставки, согласования новой цены в связи с количественными или качественными расхождениями, а также когда одна из сторон представила рекламацию.

Если какой-либо из аспектов взаимоотношений между контрагентами затрагивает денежные вопросы, имеет смысл составить авизовку по расчетам, в которой обязательно должны присутствовать:

  • сумма, которая уточняется;
  • проводки по проведенным расчетам (дебетовым или кредитовым);
  • дата и суть операции;
  • предлагаемые или совершенные действия (сообщение о готовности к отгрузке, требование погасить долг или допоставить недостачу);
  • приложения, доказывающие правоту составителя или подкрепляющие изложенную информацию.

Важно! Авизо, составленные для внешнего адресата, печатаются в 2-х экземплярах. Если документ издается одним из подразделений/филиалов, то экземпляров должно быть три (один – для головной организации).

Авизо по расчетам

Пример авизо по расчетам

Для авизо по основным средствам

Авизовку по основным средствам можно сравнить с актом приема-передачи (внутреннего перемещения) объектов. Однако в силу некоторых особенностей авизо считается более гибким инструментом, подходящим для разных целей. Так с помощью данной бумаги можно отразить:

  • факт передачи актива между филиалами (в документе должен быть приведен список объектов и подписи отпустившего и получающего лица);
  • ввод начальных остатков (на старте работы с новым бухгалтерским ПО);
  • «закрытие» формы КС-3 при строительстве нового объекта (с помощью данного документа можно оформить данные, полученные непосредственно от исполнителей, если работы проводятся собственными силами предприятия).
авизо по основным средствам

Пример авизо по основным средствам

Заказать бесплатную консультацию юриста

Пользовательское соглашение