Как написать объяснительную записку на работу?
Последнее обновление:
Объяснительная записка на работе – бумага, которая составляется при происшествии. Если человек виновен, его могут уволить, но сначала разбираются в ситуации. Важно правильно составить записку и корректно изложить обстоятельства дела.
Содержание
Как правильно написать объяснительную? Основные вопросы, которые возникают у работника при составлении документа, следующие:
- На чье имя ее составлять. Для ответа на этот вопрос необходимо просмотреть Правила внутреннего трудового распорядка. Они должны быть у каждого работодателя. Обычно там указано, что сотрудник находится в подчинении непосредственного начальника и генерального директора. Бумага пишется на одного из них.
Кроме начальства, никто более не может требовать с работника объяснительной записки, за исключением случаев, когда право требования было делегировано генеральным директором одному сотрудников фирмы или предприятия.
- Закон не запрещает писать объяснительную записку собственноручно или на ПК. Но многие работодатели, ссылаясь на службу кадров, требуют только собственноручного исполнения. В случае возникновения спора, рукописный вариант поможет фирме защититься от иска подчиненного. Например, если работник наберет текст на ПК, он может в дальнейшем заявить о том, что его заставили подписать уже готовое изложение, в чужом варианте.
На бумаге обязательно указывается фамилия и инициалы работника, его должность, а также личная подпись, с расшифровкой.
- Реквизиты. Закон не предъявляет обязательных требований к форме документа. Следовательно, его составляют произвольно, но с соблюдением правил.
В правой верхней части отражается информация о том, кому адресован документ. Работник указывает, где он трудится, должность, фамилия и полные инициалы.
В центральной части листа формата А4 пишется фраза «Объяснительная записка». После отступа, с новой строки начинается повествование. Оно должно быть лаконичным, но одновременно подробным. Необходимо продумать, как лучше написать.
Для чего пишут объяснительную записку?
Ст. 193 ТК РФ ясно дает понять, что объяснительные записки на имя директора тесно связаны с совершением работником противоправных действий либо невыполнением служебных обязанностей.
Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.
Причины, которые побуждают писать записку начальнику, следующие:
- Опоздание. Причины этого могут разными: уважительные и неуважительные. Работник в записке должен четко рассказать, по какой причине он не пришел вовремя. На основе его рассказа начальник делает выводы о том, были ли причины уважительными.
- Работник не выполняет служебные обязанности или трудится, но не в полном объеме.
- Прогул.
- Получение человеком травм на производстве, во время рабочего процесса, по собственной халатности.
- Невыполнение поручения, данного ему начальником.
- Нахождение на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
- Нарушение правил техники безопасности и т.д.
Виды и форма объяснительных записок
Объяснение в письменном виде работодатели требуют в случае, если нужно доказать уважительные причины произошедшего. Перед тем, как применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, нужно разобраться в причинах проступка.
Как написать объяснительную? Каждый подобный документ должен содержать информацию о том, что произошло. Если вины сотрудника в его действиях нет, работодатель должен четко это понимать.
Виды записок зависят от проступка. Различают:
- о невыполнении служебных обязанностей;
- о невыходе на место трудовой деятельности;
- о несвоевременном предоставлении документов;
- об отсутствии на рабочем месте;
- о невыполнении плана продажи и т.д.
Содержание записки зависит от направления деятельности фирмы, вида проступка подчиненного.
В записку обязательно включаются реквизиты:
- название предприятия, где трудится человек;
- адресат, которым выступает руководитель фирмы;
- сам сотрудник;
- название документа;
- регистрационный №;
- текст;
- день написания;
- подпись провинившегося сотрудника.
По итогам рассмотрения фактических обстоятельств, изложенных в документе, записки делятся на оправдательные и объяснительные.
- Оправдательный документ содержит причины, которые привели работника к неверным действиям или, наоборот, к бездействию.
- Объяснительный: сотрудник поясняет действия других лиц, а также собственные, указывая на факты, которые привели к конкретной ситуации, они произошли помимо его желания.
Сроки написания объяснительной записки
На написание объяснительной по ст. 193 ТК РФ дается два дня. При этом учитывается график работы сотрудника.
Объяснение пишется в ситуации, если сотруднику был предоставлен акт или другой документ о совершенном сотрудником нарушении. Либо поступила просьба в письменном виде от руководства с описанием причин совершенного проступка.
Гражданин может потребовать заверенную копию объяснительной. Работодатель обязан отдать ее.
Юридическая сила объяснительной записки
Работодателю необходимо принять обоснованное решение о степени виновности сотрудника, получить объяснение в письменном виде. А также провести служебное расследование. Начальник требует изложить обстоятельства рассматриваемого дела на бумаге.
Как писать объяснительную записку? Документ выступает основой для принятия правового решения, так как позволяет:
- оценить ситуацию, полно и всестороннее;
- выявить тех, кто виновен в правонарушении;
- принять меры по предупреждению ситуации в дальнейшем;
- купировать трудовые споры;
- наказать или отменить санкции в отношении виновного человека.
Как грамотно написать объяснительную? Чтобы документ обрел статус юридически грамотного, необходимо соблюсти все формальности. Тем не менее, записка имеет исключительно информационный, но не доказательственный характер.
Как правильно написать объяснительную записку?
Как пишется объяснительная? Строгие правила ее составления отсутствуют. Но на практике в записке указываются реквизиты. Если какой-нибудь из них отсутствует, то работника заставят переписать документ. В качестве обязательных пунктов выступают:
- наименование фирмы;
- фамилия, имя, отчество руководителя;
- сотрудник и его данные;
- как называется документ;
- регистрационный №;
- изложение фактических обстоятельств дела;
- дата написания;
- подпись провинившегося сотрудника.
СПРАВКА: как написать объяснительную на работе? Текст бумаги должен быть официально-деловым. Работник не должен выражать в нем эмоции, а также использовать бытовые выражения.
Объяснительная в школу
Ребенок может отсутствовать на уроке или в школе по семейным и иным обстоятельствам. Администрация учебного заведения в лице классного руководителя требует объяснительной записки от законных представителей несовершеннолетнего.
Объяснительная в школу – где взять образец и как написать? В этом документе нет ничего сложного, пишется на обычном листе, вверху прописывается адресат, в середине – слова «объяснительная записка». Самое главное – отразить причины отсутствия ребенка в школе, а также подписать бумагу с расшифровкой. Поставить дату написания.
Объяснительная в институт
Составляется по аналогии со школой. Если у абитуриента требуют объяснения по поводу того, почему он не посетил занятие либо повел себя неподобающим образом, родители должны написать заявление. Если студенту исполнилось 18 лет, он дееспособен, то объяснять причины своего поведения будет он сам.
Объяснительная в полицию
Гражданин имеет право ничего не объяснять полиции. В ситуации с правоохранительными органами даются объяснения по повестке (ст. 211, ч. 2). В ней указывается, в рамках какого дела вызван человек в отделение полиции и в качестве кого. Кроме того, указаны последствия неявки без причин, которые покажутся сотрудникам органов уважительными. Остальные объяснения вне определенной категории дел гражданин имеет право не давать!
Объяснительная на работу
Образцов объяснительных на работу и указаний на то, как их писать, много в интернете. Работодатель имеет право потребовать от подчиненного объяснений по поводу происшествия на предприятии. Вариантов много: авария, опоздание, прогул, состояние алкогольного опьянения.
На написание записки человеку дается 2 дня. Документ пишется от руки. В законе нет прямого запрета на его составление на ПК, но работодатели предпочитают брать от сотрудников рукописный вариант. В записке должны быть отражены фактические обстоятельства дела, а также обязательные реквизиты.
Что будет, если отказаться писать объяснительную на работе?
Сотрудник не может отказать работодателю в составлении объяснительной записки. Если работник затрудняется с написанием, то работодатель обязан показать примеры объяснительных записок и объяснить ему порядок составления документа.
Закон дает сотруднику 2 дня для оформления записки. Если сотрудник принципиально не хочет давать объяснения начальнику, то составляется акт об отказе. На его основе применяется мера дисциплинарного взыскания.
Содержание объяснительной записки на работу
Бланк объяснений обстоятельств дела дает работодатель. Записка оформляется на листе формата А4. Некоторые предприятия используют специальную форму, которая утверждена приказом от 2007 года N25. Она носит рекомендательный характер. Не все фирмы ее придерживаются: это не запрещено законом. Поэтому законодатель дает выбор работодателю: использовать установленную или произвольную форму.
Вне зависимости от образца объяснительной записки на работе, структурно она состоит из нескольких частей:
- фактическая: указание на факты ситуации;
- причинная: указание на то, почему ситуация произошла.
Каждая из частей лаконично описывает существующую ситуацию.
СПРАВКА: в отличие от докладной записки, в объяснительной отсутствует часть с выводами сотрудника, а также его предложениями по текущей ситуации.
Требования к объяснительной записке на работу
Как писать объяснительную записку? Документ во всех ситуациях составляется в письменной форме. Для написания берется листок формата А4. Текст документа – лаконичный и четкий.
В записке обязательно указывается адресат и тот, кто ее пишет. Фактические обстоятельства дела, указанные в ней, подписываются сотрудником.
Особенности написания и предоставления объяснительной записки на работу
ТК РФ не прописывает, что такое объяснительная записка. На предприятиях, как государственной, так и частной формы собственности, этот документ в случае провинности сотрудника оформляется чаще всего.
Во многих случаях оформления требует руководитель сотрудника, который провинился.
Объяснительная записка – это документация ненормативного характера. Она носит информативный характер, так как разъясняет условия и причины, по которым человек совершил определенные действия, а также раскрывает их причины.
Пример объяснительной записки на работу
Образец объяснительной записки выглядит следующим образом:
