Как правильно составить график отпусков

Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места. Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием.
Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов. Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Что такое график отпусков

Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.

Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

• очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
• дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
• даты начала, продолжительность;
• сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.

Для чего составляется график отпусков

Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

• помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
• позволяет найти замену на время отсутствия работников;
• для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
• для своевременности выплаты причитающихся средств.

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

• зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
• если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.

Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.

Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.

Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

• беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
• несовершеннолетним работникам;
• подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
• прочим.

В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.

Кто составляет график и несёт за него ответственность

Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

• планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
• второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

• стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
• использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.

Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.

Сроки составления и утверждения графика

В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Преимущества составления графиков отпусков для работодателя

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

• два года подряд;
• работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
• несовершеннолетними лицами.

Благодаря графику руководитель может:

• назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
• своевременно выплатить отпускные;
• если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

• предупреждения;
• взыскания штрафа;
• дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.

Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем	1-5 тыс. рублей	если ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение - 10-20 тыс. рублей
Предприятие, выступающее юридическим лицом	30-50 тыс. рублей	50 -70 тыс. рублей

Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников

Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:

Законодательный акт	Категория трудящихся	Отпускной период, количество дней
ст. 334 ТК РФ	воспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений	42-56
ст. 267 ТК РФ	до 18 лет	31
ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019)	инвалиды	30
ст.58 ФЗ № 141, действующая в редакции от 03.08.2018	сотрудники федеральной противопожарной службы	30; при прохождении службы в неблагоприятных климатических условиях Севера – 45

Как составляется график отпусков

До того, как документ будет оформлен в окончательном виде и принят к исполнению, готовят его проект.

Разработка и утверждения формы документа

Для оформления сведений о планируемом отдыхе подчиненных можно использовать ранее обязательный унифицированный бланк Т-7. Образец документа можно скачать здесь.

Допускается внесение корректировок для удобства внутреннего пользования.

Согласование продолжительности отпуска и периода для каждой группы сотрудников

Перед тем, как заполнить график отпусков, начальники структурных подразделений опрашивают своих подчиненных, начиная с категорий сотрудников, имеющих привилегии.

Вначале отмечают период отсутствия рабочих, имеющих привилегии выбрать отпускной сезон.

Далее, распределяются отпуска остальным сотрудникам с учетом их пожеланий и возможностей.

Уменьшение количества работающих людей не должно отразиться на производительности, стабильности работы предприятия.

Правом работников остается использовать все положенные дни отдыха сразу или по частям. Следует лишь помнить, что одна из частей обязательно должна быть не менее 14 дней.

Внесение в документ записей о наемном персонале

Во избежание различной путаницы, например, при полном совпадении личных данных сотрудников, рекомендуется для всех рабочих указывать:

• структурное подразделение, являющееся основным рабочим местом;
• занимаемую должность (профессию);
• табельный номер;
• не сокращая фамилию, имя, отчество.

Для ясности как правильно заполнить график отпусков, посмотрите форму Т-7.

Выделяют две графы, где прописывают планируемую и фактическую дату начала отдыха.

Если отпуск переносится, это фиксируется документально с указанием даты предполагаемого начала.

Чтобы в последующем не возникли претензии контролирующих служб по поводу нарушения запланированных сроков, уточняют основания изменений:

• заявление работника;
• приказ руководителя при получении согласия самого подчиненного;
• болезнь сотрудника и прочие.

Подписание графика отпусков руководством

Собрав сведения у всех структурных подразделений, кадровый инспектор (другое должностное лицо, занимающееся документаций, согласно приказу) всю информацию вносит в сводную таблицу.

Внизу ставит свою подпись, расшифровав должность, фамилию, инициалы имени, отчества.

После этого проект локального нормативного акта направляют в профсоюзную организацию для согласования.

Только если у профсоюза нет никаких возражений, график подписывается работодателем.

Если первичной организации профсоюзов у работодателя нет, это необходимо отметить.

Примечание: даты согласования документа и его утверждения могут не совпадать.

Определение продолжительности и периода отпуска для особых видов сотрудников

Если человеку положены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, они также вносятся в планируемый график, поэтому выясняют, перед тем как его составить:

• работает ли он в ненормированном режиме;
• признан ли характер труда особым;
• есть ли заключение воздействия вредных, опасных для здоровья факторов.

Вместо послесловия

После утверждения локального правового акта, с ним под роспись нужно ознакомить трудовой коллектив.

Перед изданием соответствующего приказа о предоставлении запланированного отдыха, работника обязаны письменно уведомить минимум за 2 недели.

Заказать бесплатную консультацию юриста