Полный перечень документов при увольнении работника в 2021 году

Последнее обновление: 17.02.2021

Прекращая с работодателем трудовые отношения, стороны должны полностью между собой рассчитаться. Работник отдает имущество, принадлежащее работодателю (инструменты, оборудование, вверенные материальные ценности). В свою очередь, ему выплачивают причитающуюся сумму. Разберемся, какие документы при увольнении нужно забрать у работодателя.

Порядок увольнения в 2021 году

Правовые отношения между работодателями и наемными работниками регулируются законодательными нормами в сфере труда.

Неважно, что стало причиной ухода с работы. Процессуальная последовательность официального расторжения трудового договора остается неизменной (ст. 84.1 ТК РФ):

1. Издается письменное распоряжение, где должно быть указано основание расторжения трудовых отношений, дата.
2. Приказ подписывается первым руководителем, регистрируется в специальном журнале.
3. Под личную роспись с оформленным должным образом приказом знакомят заинтересованное лицо.

Если работник не согласен с указанными причинами его увольнения, он может это отметить, перед тем как ставить подпись. Сама подпись подтверждает лишь то, что человеку довели до сведения содержание распоряжения.

В ситуациях, когда человек категорически отказывается расписаться или фактически отсутствует (например, при увольнении за прогулы), составляют акт.

4. Днем увольнения считают последний день выполнения трудовых обязанностей.

Как и в каждом правиле, здесь бывают исключения. Такими примерами служат ситуации, когда за фактически отсутствующим человеком сохраняется рабочее место.

5. В трудовую книжку инспектор отдела кадров вносит запись об увольнении, указывая основания с точной формулировкой согласно трудовому законодательству или другому федеральному закону, уточнив часть, пункт и номер статьи.
6. Акцентируется внимание на выдаче, помимо трудовой книжки, трех видов справок при увольнении сотрудника.

В какой момент выдаются справки при увольнении?

Обязательные к выдаче документы при увольнении сотрудника выдаются в его последний день работы.

Бывает, что человек по известным только ему мотивам отказывается забирать свои бумаги, или вручить их не представляется возможным из-за его отсутствия. Чтобы не возникло претензий к работодателю по поводу задержки документов, по адресу проживания направляют письменное уведомление.

Желательно отослать заказным письмом почтой, оплатив извещение о доставке адресату.

Уволенному сотруднику сообщают:

• о необходимости явиться за документами;
• или дать согласие на пересылку их почтой.

Таким образом, работодатель снимет с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой книжки, любой из справок, обязательных при увольнении.

Если бывший сотрудник обратится за какими-либо документально оформленными сведениями о его деятельности у работодателя, информацию готовят в течение трех дней.

Общие требования к выдаваемым справкам и их копиям

Полученные справки из бухгалтерии при увольнении или другие кадровые документы могут понадобиться:

• для центра занятости, если вы собираетесь стать на учет по безработице;
• для оформления пенсионных выплат;
• на новой работе для начисления пособий;
• при судебных разбирательствах о взыскании причитающихся сумм, если работодатель не произвел полный расчет или есть желание оспорить законность увольнения;
• для других инстанций.

Чтобы в дальнейшем не возникло проблем, касающихся юридической силы полученных документов, нужно проверить правильность их оформления.

Общим требованием к справкам как документам, подтверждающим факт работы в организации, получения заработной платы и регулярных положенных по закону отчислений, можно назвать:

• указание наименования предприятия (организации), юридического адреса;
• название выдаваемого документа с уточнением даты и регистрационного номера (штамп);
• подпись руководителя (ответственного лица), печать;
• уточнение личных данных работника, которому выдается справка и далее уже необходимая информация.

При выдаче копий приказов, касающихся переводов работника в процессе трудовой деятельности, премирования, наложения взысканий, назначения на должность, руководствуются новыми стандартами с 01.07.2018.

Заверяют соответствие информации оригиналам:

• надписью, состоящей лишь из одного слова «Верно»;
• указав должность лица, имеющего полномочия заверять копии;
• подписью с расшифровкой инициалов имени, отчества, фамилии;
• печатью.

Дополнительно уточняют место хранения подлинника.

Чтобы не пришлось заново обращаться за предоставлением копии нужного документа, обратите внимание на проставление печати организации. Оттиск печати правильно ставить:

• не захватывая собственноручной подписи должностного лица, заверившего копию;
• в отведенном для этого месте «МП» («Место печати»).

Список документов, выдаваемых работнику при увольнении

Рассчитываясь с работы, сотрудник забирает трудовую книжку, находящуюся у кадровиков.

Говоря о том, какие справки должны выдать без напоминаний при увольнении, перечень их невелик:

• о заработной плате за два последних года (если отработано меньше – за фактический период);
• о взносах, перечисленных в порядке обязательного страхования ОПС;
• справка об уплате работодателем налогов из заработанных средств.

Правом заинтересованного лица является подать заявление о получении копий других документов, перечислив списком, какие справки ему нужны при увольнении.

Справка 2-НДФЛ

Одна из обязательных видов справок, предоставляемая увольняемому работнику без его дополнительного обращения.

Готовится бухгалтерией по унифицированной форме.

Помимо обязательных для такого рода документов информации, в справке представлены сведения о начисленных и уплаченных за счет сотрудника налогах.

Принимаются к учету не только налоги, удержанные из заработной платы, но и прочие выплаты, на которые были начислены обязательные страховые взносы.

Не допускается никаких исправлений, в том числе с использованием корректора.

Форма и порядок заполнения такой справки утверждены 02.10.2018 ФНС (Приказ № ММВ-7-11/566@).

Справка понадобится:

• при новом трудоустройстве в другую организацию;
• если в судебном порядке решаются споры с работодателем;
• при получении займа, кредита;
• при взыскании алиментов через суд;
• для расчета пенсионных выплат;
• если оформляется виза;
• для получения налогового вычета, полагающегося родителям студентов, обучающихся в платных высших учебных заведениях;
• и так далее.

Справка о среднем заработке сотрудника за последние 3 месяца

Такие справки при увольнении работника еще в 2018 году выдавались работодателями в произвольной форме.

Справка нужна для предоставления в территориальный центр занятости по месту проживания, если человек потерял работу:

• по сокращению численности или штата сотрудников;
• в связи с ликвидацией (прекращением деятельности) предприятия по решению собственника;
• при признании неплатежеспособности должника судом (банкротстве).

Даже если сотрудник уволился по собственному желанию или другим причинам, он вправе обратиться за помощью в поисках новой работы, получения статуса безработного.

Для удобства при постановке на учет в центр занятости, Министерство труда предложило принять к применению единую форму такой справки. В своем письме № 16-5/В-5 от 10.01.2019,

Роструд обращает внимание на его рекомендательный характер. Форма не является обязательной к применению.

Если работодатель выдаст увольняемому сотруднику справку, содержащую сведения, достаточные для возможности определить размер и сроки выплаты пособия безработному, отказ в ее приеме будет безосновательным.

Образец

Выписки-расчеты из персонифицированного учета ПФР

Эти документы подтверждают страховой стаж работника и перечисление страховых выплат в Пенсионный фонд.

При увольнении работнику должны выдать документально оформленную информацию.

Отчеты касаются сведений обо всех застрахованных лицах. Поскольку работнику нужно лишь данные о нем, делают выписку из формы сдаваемого отчета СЗВ-М.

Второй отчет сдается конкретно о каждом застрахованном лице по форме СЗВ-СТАЖ. Поэтому работнику делают копию документа.

Совокупность этих документов составит сведения персонифицированного учета.

Образцы

Справка Т-61 при увольнении

С увольняемым сотрудником должны произвести окончательный денежный расчет. Помимо заработной платы за фактически отработанное после последних выплат время, проверяют реализацию права на отпуск.

Неиспользованные дни оплачиваемого отдыха заменят компенсацией в денежном выражении.

Если же, напротив, отпуск был использован до момента получения такого права, то есть авансом, произведут удержания ранее выплаченных отпускных.

В предусмотренных законом случаях, увольняемым лицам гарантировано выходное пособие:

• если человек попал под сокращение численности или штата и нет других вакансий либо он не согласился на перевод;
• в случае ухудшения состояния здоровья, когда работодатель не может предоставить ему условия труда, в каких он мог бы продолжить трудиться;
• если работника призвали в ряды вооруженных сил страны для прохождения срочной службы.

Коллективным договором могут быть оговорены и прочие ситуации выплаты пособия при увольнении.

Поэтому при оформлении документов, кадровая служба вместе с бухгалтерией готовят еще одну справку по унифицированной форме Т-61.

На лицевой стороне бланка кадровик заполняет информацию:

• личные данные, занимаемую ранее должность сотрудником;
• регистрационный номер и дату приказа об увольнении;
• брался ли весь отпуск (его часть) авансом или остались дни положенного оплачиваемого отдыха неиспользованными.

Расчетная часть справки оформляется бухгалтером.

Исходя из среднедневного заработка, высчитанного по тем же правилам, что и при оплате отпускных, производится подсчет денежной компенсации или суммы к удержанию.

С учетом доплаты отпускных или, напротив, вычета авансом выплаченной суммы, подводится итог, сколько работнику полагается к выплате для окончательного расчета.

Образец

Справка по форме № 182н

Одной из обязательных справок, в пакете выданных уволенному работнику документов, должна быть справка, подготовленная бухгалтером расчетного отдела, которая пригодится в последующем человеку для получения пособий на новом месте работы:

• если он заболеет;
• при оформлении женщиной декрета;
• если нужно взять отпуск для ухода за ребенком до полуторагодовалого возраста;
• при необходимости ухода во время болезни за близкими родственниками.

Информация дается за двухлетний период.

Отдельно уточняют:

• сколько времени человек был нетрудоспособен;
• прочие периоды, если страховые взносы в ФСС из пособий и других выплат не начислялись.

Название документ получил по номеру Приказа, изданного 30.04. 2013 г., где утверждены внешний вид и содержание справки, порядок заполнения и выдачи.

Образец

Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам

Выдается по запросу работника.

Содержит информацию, предоставляемую отчетами с 2017 года в налоговые органы о страховых взносах плательщиков (за последние 3 месяца).

Причем работодатель готовит такой документ даже работникам, оказавшим услуги по гражданско-правовым договорам.

Выписка из ДСВ-3

Постановлением Правления ПФР от 09.06.2016 № 482п утверждена еще одна форма отчетности работодателей ДСВ-3.

Она предусматривает предоставление информации о лицах, перечисляющих дополнительные страховые взносы для возможности получать в последующем накопительную пенсию.

Если из заработной платы увольняемого работодатель делал такие отчисления, ему выдают выписку из этого отчета, поскольку сведения в оригинале документа носят списочный характер.

Трудовая книжка с записью об увольнении

В трудовой книжке должна стоять порядковая по номеру запись об увольнении.

В соответствующих графах указывают точную дату прекращения трудовых отношений.

Далее следуют сведения о том, что работник уволен, дублирующие в точности формулировку трудового законодательства с уточнением статьи закона (пункта, подпункта, части).

Обязательно должны быть реквизиты приказа об увольнении как документа, на основании которого внесена запись.

Ниже строкой старший инспектор отдела кадров ставит свою подпись, расшифровав рядом инициалы имени, отчества, фамилию.

После этого свою подпись ставит увольняемый работник.

ВАЖНО! Советуем обратить внимание, если трудовая книжка была заведена впервые у работодателя, на заполнение титульной страницы с личными данными. Одна описка, исправление личных данных, даже через много лет приведут к необходимости доказывать, что документ принадлежит вам, через суд.

Если в процессе работы было продвижение по карьерной лестнице, назначения на новые должности или внутренние переводы – это так же должно быть зафиксировано документально.

Вместе с тем, ни в коем случае в трудовые книжки не вносится информация об объявленных выговорах, замечаниях за нарушение трудовой дисциплины или недобросовестное выполнение трудовых обязанностей.

Образец

Медицинская книжка

Вместе с трудовой книжкой инспектор кадровой службы выдаст медицинскую, если она находилась на хранении в отделе кадров.

Никаких записей в нее работодатель не вносит.

Это медицинский документ, подтверждающий своевременность прохождения:

• обязательных медосмотров;
• при необходимости (в зависимости от специфики деятельности) психиатрических освидетельствований.

Кадровые документы, выдаваемые по письменному заявлению работника

Точного перечня документов, какие должны предоставить работнику, не существует.

Копии любых приказов, касающихся лично работника в процессе производства, он имеет право запросить не только при увольнении, но и продолжая трудиться.

Это могут быть не только распоряжения о приеме на работу и увольнении.

Например:

• о предоставлении отпуска (очередного, бесплатного, ученического, дополнительного);
• о наложении дисциплинарного взыскания;
• о премировании или лишении премии;
• трудовой договор, если ему не выдали второй экземпляр при приеме на работу;
• прочие.

Как подтвердить факт выдачи-получения справок при увольнении?

Поскольку закон обязывает ряд документов выдать непосредственно в последний рабочий день увольняемому работнику или в течение 3 дней со дня обращения, естественно, нарушение этих сроков грозит ответственностью.

Чтобы не возникло конфликтов, инспектор отдела кадров, а при выдаче справок – бухгалтер, заносят информацию с уточнением выдачи документов в специально заведенный журнал.

Получив документы на руки, человек расписывается лично.

Тот факт, что копии кадровых документов или справки уже выдавались работнику, не запрещает обратиться повторно.

Как поступить, если справки и документы не выдают?

Если работодатель затягивает время с выдачей документов, которые должен отдать увольняемому, можно обжаловать бездействие:

• в надзорные органы, полномочные провести проверку и принять действенные меры – территориальную инспекцию труда или прокуратуру;
• через суд.

Составленную письменно жалобу относят лично или отправляют заказным письмом почтой. Можно, не выходя из дому, заполнить предложенную форму для жалоб на официальном сайте Роструда (раздел онлайнинспекция).

Ответственность работодателя за невыдачу документов или их задержку

Отказ или нарушение установленных сроков для выдачи документов – игнорирование требований трудового законодательства и гарантированных прав рабочих.

При подтверждении фактов задержки выдачи документов, виновные должностные лица понесут административное наказание в виде штрафа. Одновременно и сама компания, выступающая юридическим лицом, может быть оштрафована. Если ранее за аналогичные нарушения собственника или руководителя уже привлекали к ответственности, сумма штрафа будет значительно больше.

Если речь идет о невыдаче вовремя трудовой книжки, работодателю придется:

• компенсировать средний заработок за все дни, пока не отдаст документы владельцу;
• в некоторых ситуациях возместить нанесенный моральный вред.

Чтобы этого не случилось, готовя приказ на увольнение, одновременно оформляют обязательные справки.

Остальные копии документов и справочная информация, касающаяся трудовой деятельности у работодателя, предоставляются по заявлению. Поэтому не стоит бояться, что все рабочее время придется тратить лишь на подготовку справок уволенным работникам.