Предоставление отпуска авансом

Последнее обновление: 15.03.2021

Не важно, работаете вы в государственном учреждении, у индивидуального предпринимателя или на предприятии, принадлежащему одному или нескольким собственникам, законодатель гарантирует право на ежегодный оплачиваемый отдых.
Остановимся подробнее на некоторых нюансах, касающихся – когда и кто имеет право на использование отпуска авансом.

Что такое отпуск авансом?

По общим правилам, в середине декабря уходящего календарного года разрабатываются и утверждаются графики очередности предоставления сотрудникам оплачиваемого отдыха. Планирование позволяет использовать трудовые ресурсы без ущерба для производственного процесса.

Согласно нормам ст. 115 ТК РФ, продолжительность оплачиваемого отдыха не может быть менее 28 календарных дней.

Как такового понятия ежегодного оплачиваемого отпуска авансом в трудовом законодательстве нет. Стаж, когда можно отдохнуть, считается за фактически отработанные перед этим 11 месяцев со дня трудоустройства, включая:

• время отсутствия по уважительным причинам сотрудника, когда за ним сохранялось рабочее место и страховой стаж;
• дни, когда необоснованно работодатель отстранил подчиненного от выполнения трудовых обязанностей;
• использованные без сохранения заработка дни отдыха (не более 14) по семейным и прочим обстоятельствам.

Поскольку человек может быть принят на работу в начале года, когда график уже утвержден, законодатель в ст. 122 ТК РФ акцентирует внимание, что через полгода работы тот на законных основаниях вправе претендовать на оплачиваемую половину отпуска.

По соглашению сторон отпуск может быть оформлен как раньше 6 месяцев с момента трудоустройства, так и большей продолжительности, чем фактически заработано дней отдыха. В таком случае по истечению 11 месяцев работы можно говорить, что положенный отпуск использован авансом.

За последующие годы работы, планируя оформление ежегодного оплачиваемого отдыха сотрудникам, не ведется строгий учет отработки очередного года, поэтому также можно сказать, что отдельные работники будут отдыхать авансом.

Например:

Оператор компьютерного набора была принята на работу 12. 03. 2020 года.

Полностью отпуск ей положен в марте 2021 года.

По заявлению, завизированному руководителем, сотруднице предоставили в счет отпуска авансом 28 календарных дней отдыха с 01.09.2019 года.

Планируя очередность отдыха на 2021 год, по графику работнице поставили отпуск в феврале 2021 года, то есть авансом за следующий год.

Кто может получить отпуск авансом без разрешения начальства?

Никаких ограничений, что касается социального положения, занимаемой должности, национальности и прочих различительных признаков, кто вправе обратиться к руководителю с просьбой использования отпуска раньше положенного времени, не существует.

На усмотрение начальства может быть принято как положительное решение, так и отказано сотруднику, например в связи с производственной необходимостью.

Однако имеются исключения, когда работодатель не имеет права не предоставить подчиненным отдых, независимо от того, сколько времени прошло с момента трудоустройства.

По заявлению обязаны оформить оплачиваемые дни отдыха:

• беременным женщинам – перед оформлением декретного отпуска или после его окончания;
• несовершеннолетним лицам;
• сотрудникам, усыновившим новорожденных малышей (до 3 месячного возраста);
• в прочих ситуациях, оговоренных законом.

Некоторые категории сотрудников имеют право на использование отпуска авансом вне зависимости от мнения руководства

Не нужно понимать буквально, что эти категории сотрудников могут, когда захочется, просто не выйти на работу, ничего не говоря начальству. В любом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с уточнением периода, когда ему нужно время для отдыха в счет ежегодного отпуска.

В противном случае отсутствие подчиненного может быть расценено как прогул с соответствующими последствиями привлечения к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

Ограничения при оформлении отпуска авансом

Помимо обязательных для отдыха 28 календарных дней, согласно закону предоставляют дополнительное время для восстановления сил, учитывая:

• специфику сферы деятельности;
• климатические условия, затрудняющие жизнедеятельность;
• воздействие вредных и опасных факторов;
• физическую тяжесть или психо — эмоциональную напряженность;
• ненормированный рабочий день.

Если сотрудник хочет использовать отпуск раньше, чем он его заработал, речь может идти лишь об обязательном минимальном периоде. Что вполне естественно, поскольку льготное время дается лишь при работе действительно в условиях, оказывающих вредное воздействие на функциональную деятельность организма.

Поэтому, отвечая на вопрос о том, можно ли отгулять отпуск авансом полностью, продолжительность которого складывается из основного и дополнительного периода, ответ категоричный – нет.

Когда отпуск нельзя оформить раньше, чем положено?

Закон предусматривает право на отдых сотрудника, когда за ним сохраняется рабочее место и должность:

• с сохранением заработной платы;
• за свой счет.

Невозможно взять дни отдыха наперед, когда это:

• ученический отпуск, который оформляется лишь по предъявлению документов, подтверждающих вызов сотрудника, совмещающего работу с обучением на занятия или для прохождения сессии, сдачи государственных экзаменов;
• дородовой и послеродовой отдых, гарантированный женщинам по их желанию при наличии листка нетрудоспособности из медицинского учреждения, где они должны стать на учет;
• отпуска по уходу за малышом до 3 лет, который может взять не только мама, но и отец, работающие бабушка или дедушка ребенка.

Порядок получения отпуска авансом

При желании взять оплачиваемое время отдыха раньше, чем положено по закону или запланировано графиком, сотрудник должен написать письменное заявление на имя руководителя.

Образцы, как правильно оформить обращение на отпуск авансом, обычно имеются в отделе кадров. Никаких унифицированных форм нет.

Заявление пишут произвольно от руки или распечатывают средствами оргтехники, обязательно поставив в конце свою подпись и дату.

Руководствуясь основными правилами делового письма, обязательно указывают:

• в правой верхней части листа – должность первого руководителя, фамилию, инициалы имени отчества (к кому обращаются); занимаемую должность заявителя, личные данные;
• название документа;
• в текстовой части суть просьбы с уточнением сроков – когда хотели бы получить дни отдыха.

Образец заявления на получение отпуска авансом

Если работодатель не возражает, завизированное заявление направляют в кадровую службу, где готовится приказ, делается отметка о предоставленном отпуске в личной карточке и передается информация в бухгалтерию для начисления отпускных.

Причитающиеся денежные средства должны быть выплачены за 3 дня до начала отдыха.

Только ознакомившись под роспись с распоряжением о предоставлении отпуска, можно отдыхать спокойно.

Предоставление отпуска работнику авансом оформляется приказом с ознакомлением под роспись

Что касается лиц, которым работодатель обязан по их требованию предоставить отпуск, независимо от трудового стажа или производственной необходимости, рекомендуем приготовить копию заявления.

Даже если руководитель не согласится отпустить сотрудника в указанный им срок, уйти можно, оставив документальные доказательства своего обращения и уведомления заранее:

• зарегистрировав заявление у секретаря, попросив, чтобы на втором экземпляре (который останется у заявителя), сделали отметку о дате поступления обращения и входящий номер;
• отправив заказным почтовым письмом с уведомлением о доставке адресату.

Риски для работодателя

Правом сотрудника является прекратить трудовые отношения независимо от того, носят они срочный или бессрочный характер, по собственному желанию. Достаточно лишь в общих случаях предупредить руководителя минимум за две недели.

Таким образом, оплачивая авансом предоставленный отдых, нет никаких гарантий, что в последующем человек отработает период, когда он мог взять его по закону.

Написать заявление на увольнение допускается также, уже находясь на отдыхе. Если до окончания отпуска после подачи заявления остается более 14 дней, сотрудник вовсе не приступит больше к работе. Получается, что авансом выплаченные отпускные средства не будут отработаны.

Удержание задолженности за неотработку отпуска

Согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель имеет право удержать из начисленных при увольнении расчетных средств излишне выплаченные ранее отпускные, за отгулянные, но в последующем неотработанные оплаченные дни в счет отпуска.

Для этого издается соответствующий приказ. Согласие самого работника в таком случае получать не нужно.

Права увольняемого работника также защищены законом. Общий размер удержаний не может превысить 20 % начисленной суммы.

Но, если сотрудник, например, недавно устроившийся на работу, подал заявление на увольнение, находясь на отдыхе, взятом авансом, естественно, что покрыть расходы работодателя будет нечем.

Судебная практика показывает, что признается безосновательным обращение работодателя с исковыми требованиями погасить сумму авансом выплаченных отпускных к бывшему работнику, в связи с отсутствием или недостаточностью суммы выплаты, причитающейся работнику при увольнении.

Остается лишь уповать на добропорядочность человека и внесение переплаты добровольно или «простить» работнику задолженность за неотработанные дни отпуска.

Все риски возможных предстоящих потерь должны быть учтены работодателем, предоставляя отпуск авансом.

В каких случаях нельзя делать удержания?

Закон запрещает производить какие-либо вычеты, если работник уволен:

• отказавшись от перевода на предложенную вакансию по состоянию здоровья, в соответствии с медицинским заключением, либо когда нет подходящих условий для работы;
• в связи с ликвидацией организации, прекращением деятельности по решению собственника или признания банкротства судом;
• попав под сокращение численности или штата;
• в связи с призывом на военную или направлением на альтернативную гражданскую службу;
• других предусмотренных ТК РФ случаях.