Электронные трудовые книжки в 2021 году

Последнее обновление: 15.03.2021

Уже много лет обсуждают идею применения трудовых книжек в цифровом формате. В 2020 году происходит плавный переход от теории к практике. Вводится не только новый формат и новое понятие электронная трудовая книжка – новый принцип применения основного документа о рабочей деятельности трудящегося человека.

Для чего нужна электронная трудовая книжка

Назначение пенсии по возрасту – процесс длительный, иногда сложный. Дело в том, что будущий пенсионер должен предъявить в ПФР по месту жительства справку о своём стаже. Иногда сделать это непросто!

Могут произойти такие обстоятельства:

• прежний работодатель давно забыл внести в документ сведения о трудоустройстве потенциального пенсионера;
• данные внесены, но неправильно;
• прочие неприятности.

Человеку приходится обращаться к бывшему работодателю. А он уже давно переехал на новое место, потерял архив, он сгорел или утонул. Получить сведения не представляется возможным. Что делать предпенсионеру? Он может потерять часть заработанной пенсии! Поэтому приходится обращаться в различные инстанции, которые могут подтвердить период работы.

Обратите внимание! В ТК РФ внесены изменения – появилась новая статья 66.1. В ней говорится о том, что в трудовом обороте возник новый термин «сведения о трудовой деятельности».

Что нужно знать об электронной трудовой книжке

Информация о трудовой деятельности

В электронных трудовых книжках с 2020 года будут фиксироваться все изменения в рабочей деятельности её обладателя. То есть, приём или увольнение, перевод или внутреннее перемещение, обучение или повышение квалификации – теперь эти сведения будут оформляться в электронном виде.

Обязанность по сбору информации и передаче её в ПРФ ложится на плечи работодателя. Все сведения о местах работы до 01.01.2020 года будут храниться на индивидуальных лицевых счетах. Получить эти данные можно будет через личный кабинет на официальном сайте ПФР или на портале Госуслуги при наличии подтверждённой записи ЕСИА.

Обратите внимание! Теперь в электронном виде будут заноситься и храниться данные о работе по совместительству. В трудовые книжки бумажного формата эта информация заносилась только по желанию и письменной просьбе работника.

Преимущества электронных трудовых книжек

Электронные трудовые книжки избавят людей от лишней беготни для доказывания трудового стажа. Их преимущества перед бумажными документами очевидны:

• данные будут храниться в ПФР постоянно в электронном виде. Для получения сведений нужно будет сформировать запрос и распечатать документ;
• работник может получить информацию из базы ПРФ в любой момент. Если будут выявлены несоответствия, их можно оперативно исправить;
• работники, ведущие свою трудовую деятельность дистанционно, смогут также предоставлять данные о себе в ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки будет осуществляться в течение всего 2020 года. Бумажный формат документа будет вестись только у того наёмного персонала, кто подаст заявление на имя руководителя до конца текущего года. Те люди, которые будут приняты на работу в следующем году впервые в их жизни, будут сразу же оформляться цифровые носители.

Дополнительно можно выделить следующие преимущества электронной версии документа:

• работник имеет доступ к своим персональным сведениям в любое время;
• риски введения и выдачи ошибочных, неточных и недостоверных сведений минимизированы;
• у дистанционных работников появится больше возможностей;
• у работодателя будут снижены издержки, которые ранее у него возникали по причине обязательного приобретения, ведения и хранения бумажных книжек;
• будущие пенсионеры смогут оформлять свои пенсии дистанционно, не собирая дополнительных бумаг, не делая ненужных запросов;
• можно будет использовать данные из электронной книжки при получении государственных услуг на портале;
• у аналитиков и экспертов появится больше информации о реальном положении дел на рынке труда;
• высокий уровень безопасности хранимых данных.

Обратите внимание! Есть несколько способов получения личных данных с персонального лицевого счёта. Полный доступ к ним имеет только сам работник.

Преимущества электронной версии документа

Нужны ли будут бумажные трудовые

В течение всего 2020 года будет осуществляться плавный переход на цифровые книжки по учёту рабочего стажа. Бумажные будут использоваться, но только в том случае, если работник сам изъявит желание и напишет заявление на имя руководителя предприятия. Сделать это нужно до конца текущего года.

Если работник выбрал бумажный вариант документа, у руководителя всё равно возникает обязанность по внесению нужной информации на индивидуальный лицевой счёт своего сотрудника. У последнего есть право в любой момент отказаться от бумажной версии книжки и написать заявление на применение цифрового варианта. Поэтому начальство должно быть готово.

Если человек впервые в жизни пойдёт работать уже после 31.12.2020 года, у него однозначно не будет бумажного документа. Работодатель сразу же заведёт на него цифровой вариант.

Людям, начавшим трудиться с 2021 года, бумажные трудовые книжки оформляться уже не будут

Как получить информацию о своей трудовой деятельности

Переход на цифровые версии документов о рабочей деятельности граждан вызывает множество вопросов не только у работников в возрасте, но и у молодых людей. Дело в том, что основным вопросом остаётся вопрос о получении сведений о работе на различных предприятиях.

Если несколько законных способов получения данных о своём стаже. Это:

• обращение к работодателю по последнему месту работы. Если заявитель работает без бумажного документа о стаже, руководитель обязан выдать ему справку о рабочей деятельности. Она может быть оформлена в бумажном или цифровом виде, на усмотрение обратившегося. Срок исполнения – в течение 3 дней после подачи заявление или в последний день перед увольнением. В справке будут указаны данные за тот период, когда заявитель работал на этом предприятии;
• обратиться в ПРФ лично или через официальный сайт. Данные могут быть предоставлены в бумажном или электронном виде;
• через портал Госуслуги или через МФЦ. При обращении в многофункциональный центр данные будут предоставлены в бумажном виде, при обращении через Госуслуги – только в цифровом формате.

Обратите внимание! Сведения о рабочей деятельности выдаются на бланке установленной формы. Если работодателем — то форма СТД-Р, если Пенсионным фондом — то СТД-ПФР.

Доступ к сведениям о трудовой деятельности работников

Получить сведения о стаже у различных нанимателей можно будет одним из вышеуказанных способов. Если обращаться к работодателю, то он предоставит данные только за тот период, пока заявитель работал на него. К другой информации у него доступа не будет. Сам работник может получить данные со счёта напрямую.

Для этого он должен иметь личный кабинет на сайте ПФР или подтверждённую запись ЕСИА на портале Госуслуги. Тогда выбрав правильную услугу, он сможет получить справку в цифровом виде.

Если нужна бумажная справка, то можно обратиться в МФЦ. Доступ будет предоставлен через личную запись обратившегося, но запрос будет в бумажном виде. Его нужно будет подождать несколько дней.

При обращении к работодателю тот сможет предоставить сведения только о периоде работы у него

Что должен знать работодатель

Речь о том, что нужно переходить на цифровой документооборот по труду, шла уже давно. Но не все работодатели успели подготовиться к переходу. Поэтому есть множество вопросов, которые возникают:

• Нужно ли приобретать специальное программное обеспечение? Нет, ничего дополнительно покупать не нужно. Все данные о работниках будут храниться в базе Пенсионного фонда, поэтому для их передачи нужно будет использовать обычные каналы телекоммуникационной связи, которые применяются предприятием для сдачи отчётности в иные контролирующие органы.
• Как будет осуществляться перенос информации с бумажного носителя в цифровой вид? Таких действий производить не нужно будет. Те работники, которые хотят, чтобы в 2020 года их книжки о труде велись в электронном виде, должны написать соответствующее заявление. Бумажные варианты будут возвращены им на руки. Всю ответственность за хранение этих сведений теперь будет нести владелец документа.
• На чьё имя нужно писать заявление, если работник хочет сохранить право пользования бумажным документом? Заявление пишется на имя работодателя. Он должен вовремя оповестить своих работников о переходе на цифровые документы и попросить желающих работать с бумажным вариантом написать соответствующее заявление.;
• Есть ли какие-то специальные памятки для сотрудников и работодателей, чтобы осуществить переход без ошибок? На официальном сайте ПФР есть подробная памятка.

Обратите внимание! Переход на электронный документооборот предполагает совершение определённых действий не только со стороны работодателя, но и со стороны сотрудников.

Порядок и сроки перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года

Чтобы переход прошёл без проблем, все работодатели в течение 2020 года должны предпринять ряд действий. Это:

• подготовить новые нормативные акты, утвердить их и ознакомить с ними своих работников. Если аналогичные документы уже были приняты ранее, то в них нужно внести изменения, в соответствии с новым законом об электронных трудовых книжках;
• если есть необходимость, нужно внести изменения в соглашения и коллективные договоры;
• если работодатель ранее не использовал коммуникационные каналы для связи с контролирующими и надзорными органами, но нужно начать это делать. Данные в ПФР могут передаваться только через интернет. Поэтому нужно выбрать проверенного и ответственного поставщика ПО для сдачи электронной отчётности;
• до 01.07.2020 года нужно письменно уведомить всех работников о том, что предприятие переходит на электронные книжки для учёта. Каждый сотрудник, получив уведомление, должен расписаться о том, что он с ним ознакомлен. После этого все работники должны написать заявление на имя работодателя о том, какой вариант ведения учёта своего рабочего стажа они хотят выбрать – бумажный или электронный. Руководство не имеет права настаивать на том или ином варианте. Если сотрудник выбирает электронный документ, вся ответственность за сохранность сведений из бумажного носителя ложится на его плечи.

Обязанность работодателя — уведомить сотрудников о необходимости выбора электронной или бумажной версии документа

Обратите внимание! Рекомендуется назначить работника, который будет отвечать за своевременное уведомление коллектива, сбор подписей об ознакомлении с изменениями в законодательстве о труде, сбор заявлении о выборе варианта.

Заключение

Переход на электронные книжки должен осуществиться в течение 2020 года. Сотрудники должны определиться до 31.12.2020 года. Те лица, которые впервые устроятся на работу после 01.01.2021 года, не будут иметь возможности выбора.