Журнал регистрации приказов организации
Последнее обновление:
Деятельность любой организации, независимо от правовой формы собственности, индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных рабочих, связана с оборотом документов внутреннего пользования. Издаваемые руководителем письменные распоряжения должны быть доведены до сведения подчиненных, что должным образом необходимо зафиксировать.
Для возможности осуществления контроля исполнения заводят журнал проработки приказов и распоряжений. Поговорим подробные о том, кто и как должен вести журнал приказов.
Содержание
Для чего нужен журнал регистрации приказов?
С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.
Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:
- когда человек был принят на работу;
- переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
- привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
- дату и причину прекращения трудовых отношений.
Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.
Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.
Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.
Виды журналов регистрации
Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.
Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:
- касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
- по вопросам организации и охраны труда;
- кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
- журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
- и прочие.
Журнал регистрации распоряжений образец:
Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.
Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:
Структура и содержание журнала приказов работодателя
Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.
Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.
Страницы имеют несколько граф для заполнения:
- номер по порядку очередной записи;
- дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
- присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
- краткое содержание распорядительного документа;
- кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
- примечание;
- подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
- могут быть и другие графы.
Типовые правила и требования к оформлению учетных книг
До начала внесения записей:
- все страницы нумеруют;
- книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
- указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
- подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
- на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.
Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.
Не допускается:
- подтирание ластиком;
- использование различных канцелярских средств корректировки текста;
- вырывание страниц.
В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.
Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.
Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.
Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:
Образец последней страницы:
Образец журнала регистрации приказов работодателя
